Clarté
Une gestion structurée de vos tâches, dossiers et données, avec des KPI clairs et des rapports réguliers. Vous gardez une visibilité totale.
ADJOINTE VIRTUELLE STRATÉGIQUE
Votre bras droit, pour reprendre le contrôle de votre temps.
Vous gardez la direction. Nous créons la fluidité qui vous permet d'avancer.
Avec L'Alliée Virtuelle, vous ne recrutez pas une assistante : vous intégrez une adjointe virtuelle formée, supervisée et modulable qui gère votre administratif, votre back-office… et, quand vous êtes prêt, vos clients. Une alliée intégrée à votre quotidien, alignée à vos standards.
LE CONSTAT
Quand vous gérez au lieu de diriger
Vos journées se remplissent de micro-tâches invisibles : suivis, factures, tenue de livre, plannings, relances, courriels… Tout « avance », mais rien ne progresse vraiment.
Les urgences s'enchaînent, les priorités se brouillent, et chaque minute passée à gérer vous éloigne de votre rôle de dirigeant. Et si en plus vos demandes clients explosent sur tous les canaux, la saturation guette.
C'est là que la délégation intelligente devient un levier de croissance, pas un luxe.
CE QUE VOUS GAGNEZ
Clarté, continuité, confiance, croissance.
Continuité
Un soutien fluide, sans rupture, même en cas d'absence ou de pic soudain. Jusqu'à 24/7
Confiance
Des équipes formées à vos standards et aux codes culturels et linguistiques du marché québécois et canadien. Vos clients traités avec tact, rigueur et empathie, comme votre cercle VIP.
Croissance
Votre temps rendu aux décisions, pas aux détails.
NOTRE SYSTÈME
Un seul système, du premier contact client jusqu'à votre back-office.
Relation client & support (front-office)
- Voix : appels entrants/sortants selon vos standards, qualification de leads, prise de rendezvous, gestion des plaintes et escalades, relances de paiement et win-back. Standards téléphoniques (Aircall, RingCentral), enregistrements et double écoute QA.
- Courriels & tickets : Zendesk, HubSpot, Gorgias, Freshdesk. Tri intelligent, réponses SLA définies, macros et FAQ dynamiques, suivi des cas sensibles jusqu'à résolution, clôture documentée.
- Clavardage & médias sociaux : support en temps réel (Intercom, LiveChat, réseaux sociaux), modération proactive, gestion des DM, prise en charge des pics, suivi de satisfaction en direct.
Soutien opérationnel & administratif (back-office)
- Soutien administratif (suivis, courriels, plannings, relances)
- Comptabilité de base / tenue de livre
- Gestion de projet & coordination
- Gestion d'événements en ligne
- Back-office : mise à jour et enrichissement CRM, vérification KYC light, suivi des commandes, livraisons et retours
Communication & création
- Support réseaux sociaux & communication
- Graphique & multimédia
Gouvernance & Qualité (QA)
- Superviseur dédié pour veiller sur l'équipe, assurer la continuité, la réactivité et la confidentialité
- Calibration hebdomadaire pour rester aligné à vos standards
- Playbooks vivants et base de connaissances partagée, personnalisés selon vos procédures
- Tableaux de bord KPI accessibles en continu
- Contrôle qualité systématique et processus documenté
VOTRE ÉQUIPE
Votre équipe & montée en charge
- Cellule C.A.R.E.™ : agents / adjointe + superviseur + QA + knowledge owner
- Démarrage flexible : 1 personne ou une micro-cellule, selon vos besoins
- Montée en charge fluide jusqu'à 10+ personnes, sans perte de qualité
- Continuité assurée en cas de congés ou de pics d'activité
- Recrutement, formation et supervision pris en charge par nos soins
Vous n'avez pas une simple ressource : vous avez un système modulable et supervisé, pensé pour durer.
LE PROCESSUS
Un processus clair, fluide et maîtrisé
Diagnostic privé
On identifie les tâches à déléguer
Structuration
Playbooks, outils, standards, KPI
Démarrage encadré
Mise en place de votre cellule
Pilotage continu
QA, rapports, calibration, montée en charge
FAQ
Vos questions fréquentes.
Quels services et canaux prenez-vous en charge ?↓
Nous prenons en charge l’ensemble des canaux de communication utilisés par votre entreprise : téléphone, courriels, chat en ligne, réseaux sociaux, messageries internes et formulaires web.
Notre approche est multicanale et intégrée : chaque interaction est centralisée pour assurer un suivi fluide, rapide et cohérent de vos clients, peu importe le point d’entrée.
Dans quelles langues travaillez-vous ?↓
Français et anglais, avec adaptation au marché québécois.
Êtes-vous disponibles 24/7 ?↓
Oui, selon vos besoins et votre volume d’activité.
Nous proposons des équipes en horaires réguliers, élargis ou en permanence 24/7, afin d’assurer une continuité de service optimale. Cette flexibilité est particulièrement appréciée par nos clients internationaux ou ceux dont la clientèle exige une réactivité constante.
Quels outils utilisez-vous ? Dois-je changer les miens ?↓
Trello, Asana, Notion, Google Workspace, Odoo, Zoho, Airtable…
Comment garantissez-vous la qualité et la cohérence avec ma culture d'entreprise ?↓
Chez L’Alliée Virtuelle, nous plaçons la qualité de service et la cohérence culturelle au cœur de chaque collaboration.
Pour cela, nous avons mis en place un Système de Management de la Qualité (SMQ) rigoureux, combinant à la fois contrôle, formation et suivi continu.
Notre approche comprend :
- Une formation initiale complète sur votre entreprise, votre vision, vos missions, vos valeurs et vos standards de communication.
- Un quiz de validation pour s’assurer que chaque membre de l’équipe maîtrise parfaitement votre univers avant toute prise en charge.
- Des contrôles qualité (CQ) réguliers, avec écoutes, audits et retours constructifs.
- Un coaching continu assuré par un coach formateur interne, garantissant la montée en compétence constante et l’alignement aux bonnes pratiques.
- Des procédures personnalisées pour chaque client, afin de refléter fidèlement votre culture et vos attentes dans chaque interaction.
Ainsi, vos clients bénéficient d’une expérience fluide, professionnelle et 100 % cohérente avec votre identité de marque, comme s’ils échangeaient directement avec votre propre équipe interne.
Comment assurez-vous la confidentialité ?↓
NDA signé + protocole de sécurité interne + stockage cloud privé.
Comment fonctionne la montée en charge ?↓
Oui : de 1 à 10+ profils, sans rupture de service.
PREMIÈRE ÉTAPE · DIAGNOSTIC PRIVÉ GRATUIT
Prêt à retrouver votre rôle de dirigeant ?
Réservez un appel privé de 30 minutes avec Ando. Nous regarderons votre situation, identifierons vos priorités, et vous repartirez avec au minimum 3 recommandations actionnables.
30 minutesVisioconférenceSans engagement100% gratuit